前の人が出ていかない…ありがちな「会議室問題」スマートな対応は？

　サラリーマンの日々をキャラ化した「城崎広告」のメンバーが日頃感じている疑問を、withnews編集部がフカボリ取材する「会社員のモヤモヤ」。22回目は「時間が過ぎた会議室への入室方法」についてです。

猫渕渉
42歳の企画部部長。長年の経験で築いた人脈とそつのない仕事ぶりに定評あり。趣味は読書、お酒、料理。

 

夕永俊介
企画部所属の30歳。鋭い視点の持ち主でデータ分析やコンセプトデザインが得意分野。趣味はひとりキャンプと植物画。

 

菱乃木賢悟
事業推進部所属の32歳。新たな価値とガジェットを創造し続ける天才肌のメカニック。趣味は工作と家電新製品チェック。

　前提として、会議室をすでに使っている人に自発的に出てもらえる形を目指しましょう。催促をされて追い出されるような形よりも、出なければいけないと思わせる対応をするということです。
　また、前の会議が長引いていた場合、理由があると考えましょう。ただの雑談が続いていることもあれば、重要な問題が発覚しているのかもしれません。
 
　それらを踏まえて具体的な対応方法ですが、「内線電話をかける」もしくは「メモを入れる」のどちらかがおすすめです。王道の対応なので堂々とやっていきましょう。
 
　段階を追ってになりますが、まずは内線電話がいいかと思います。内線電話の場合、誰からどういった内容の連絡が入っているのかが相手側にはわかりません。会議の雰囲気や流れは参加者でなければ分からないので、その場に合った適切な形での退出を促すことができます。

　それでも動きが見えない場合は、ノックをして、会議室を待っている旨のメモ用紙を渡しましょう。社外の人と打ち合わせている時は、相手にどういった内容のメモがやり取りされているかはわからないようにするように気を付けましょう。
　単純に会議室に別の人が入ってくるというだけでかなり目立ちますので、メモを渡された人以外にも何かしらの気づきを与えることができ、退出に向けた行動を起こしやすくなります。
 
　どうしても動きがない場合は別の会議室を確保しましょう。会議の様子を見て、もし難しそうな雰囲気を感じたら、もう少し早いタイミングで探し始めてもいいかもしれません

　議題や参加者を見て、使用時間が伸びることが事前に想定できる場合は、前の利用者が会議に入る前に一言声をかけておきましょう。
 
　その際にどういった形で時間が過ぎていることを伝達するのがいいのかも確認しておけるとよりスムーズです。機密度の高い会議であれば、メモを渡すことは避けた方が良いですし、内線電話よりも携帯へのメールをもらうなど、別の方法がより適しているケースもあるでしょう。
　どうしても外せないような重要な来客の場合は、時間が伸びることに備えて別の控室を用意しておくことも必要ではないかと思います。また、あらかじめ15分前から会議室を抑えてしまうというのも一つの手です。

　逆にやってはいけないことが、扉を突然開くことです。予定よりも長引く会議は終盤で盛り上がりがちです。せっかくの議論に水をさしてしまうことになりますし、何よりも打ち合わせ中の社員が、予定を守れなかったという点において恥をかかせてしまうことになります。社内の会議だったとしても関係者ではない人が顔を出すことは好ましくありません。

　細かいケースは様々ですが、社会人として一歩進んだ対応をしたいときに共通して気を付けたいのが、来客されたお客様や会議の相手への配慮をしっかりと行うという点です。
 
　やってしまいがちなケースですが、新しい会議室を確保するために奔走するあまりお客様を置き去りにしてしまっていた…となっては支離滅裂です。 
　待合用の部屋を用意したり、事情を説明したりするだけでも心象はかなり変わってきます。
 
　また、ここには会社のスタンスが見え隠れします。待たされている時間というのはお客様もいろいろなことを考えます。しっかりとした対応ができれば、その会社や組織に対してポジティブな印象を持ちますので、その後の打ち合わせも良い形で入ることもできるでしょう。ただし、逆のパターンもあるので、気を付けたいところです。
 
　小さいことですが、譲り合う気持ちで相手のことを考えてスマートな対応を心がけていきたいですね。