今回の登場人物
猫渕渉
42歳の企画部部長。長年の経験で築いた人脈とそつのない仕事ぶりに定評あり。趣味は読書、お酒、料理。
夕永俊介
企画部所属の30歳。鋭い視点の持ち主でデータ分析やコンセプトデザインが得意分野。趣味はひとりキャンプと植物画。
菱乃木賢悟
事業推進部所属の32歳。新たな価値とガジェットを創造し続ける天才肌のメカニック。趣味は工作と家電新製品チェック。

夕永
菱乃木
猫渕
夕永
菱乃木
猫渕
社内で打ち合わせをする時、「予約していたはずの会議室が空いていない…」といった経験がある人はいるかと思います。そんな時、あなたはどんな対応を取りましたか? また周囲の人はどのような対応を取っているでしょうか?
ささいなようで職場によってはかなり遭遇することが多い会議室問題。どうするのが良いのかをマナー講師や秘書検定面接官を務める杉本直鴻さんに聞きました。

前の会議の参加者が自発的に出てくれるように
また、前の会議が長引いていた場合、理由があると考えましょう。ただの雑談が続いていることもあれば、重要な問題が発覚しているのかもしれません。
それらを踏まえて具体的な対応方法ですが、「内線電話をかける」もしくは「メモを入れる」のどちらかがおすすめです。王道の対応なので堂々とやっていきましょう。
段階を追ってになりますが、まずは内線電話がいいかと思います。内線電話の場合、誰からどういった内容の連絡が入っているのかが相手側にはわかりません。会議の雰囲気や流れは参加者でなければ分からないので、その場に合った適切な形での退出を促すことができます。

単純に会議室に別の人が入ってくるというだけでかなり目立ちますので、メモを渡された人以外にも何かしらの気づきを与えることができ、退出に向けた行動を起こしやすくなります。
どうしても動きがない場合は別の会議室を確保しましょう。会議の様子を見て、もし難しそうな雰囲気を感じたら、もう少し早いタイミングで探し始めてもいいかもしれません
夕永
菱乃木
夕永
事前に伸びそうな場合は手を打っておく
その際にどういった形で時間が過ぎていることを伝達するのがいいのかも確認しておけるとよりスムーズです。機密度の高い会議であれば、メモを渡すことは避けた方が良いですし、内線電話よりも携帯へのメールをもらうなど、別の方法がより適しているケースもあるでしょう。
どうしても外せないような重要な来客の場合は、時間が伸びることに備えて別の控室を用意しておくことも必要ではないかと思います。また、あらかじめ15分前から会議室を抑えてしまうというのも一つの手です。

猫渕
夕永
猫渕
まずはお客様ファーストで
やってしまいがちなケースですが、新しい会議室を確保するために奔走するあまりお客様を置き去りにしてしまっていた…となっては支離滅裂です。
待合用の部屋を用意したり、事情を説明したりするだけでも心象はかなり変わってきます。
また、ここには会社のスタンスが見え隠れします。待たされている時間というのはお客様もいろいろなことを考えます。しっかりとした対応ができれば、その会社や組織に対してポジティブな印象を持ちますので、その後の打ち合わせも良い形で入ることもできるでしょう。ただし、逆のパターンもあるので、気を付けたいところです。
小さいことですが、譲り合う気持ちで相手のことを考えてスマートな対応を心がけていきたいですね。
菱乃木
猫渕
菱乃木
取材を終えて~「城崎広告」より~
猫渕
夕永
菱乃木
猫渕
夕永
菱乃木
猫渕
夕永
菱乃木
猫渕
夕永