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2018年03月22日

前の人が出ていかない…ありがちな「会議室問題」スマートな対応は?

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 サラリーマンの日々をキャラ化した「城崎広告」のメンバーが日頃感じている疑問を、withnews編集部がフカボリ取材する「会社員のモヤモヤ」。22回目は「時間が過ぎた会議室への入室方法」についてです。


今回の登場人物

猫渕渉
42歳の企画部部長。長年の経験で築いた人脈とそつのない仕事ぶりに定評あり。趣味は読書、お酒、料理。

 

夕永俊介
企画部所属の30歳。鋭い視点の持ち主でデータ分析やコンセプトデザインが得意分野。趣味はひとりキャンプと植物画。

 

菱乃木賢悟
事業推進部所属の32歳。新たな価値とガジェットを創造し続ける天才肌のメカニック。趣味は工作と家電新製品チェック。


 予約したはずの会議室が…といった経験、あなたもありますよね??

 

夕永

すみません、前の会議が延びていたようで、お待たせしました。

 

菱乃木

俊介クンてば、遠慮しすぎ! 時間だよって教えてあげても大丈夫だと思うよ?

 

猫渕

賢悟くんの言うことももっともだけど、なかなか言い出しづらい状況もあるよね。

 

夕永

ええ、外部のお客様を迎えての打合せのようでしたので、なかなか。

 

菱乃木

でも時間は守るのがお約束だしね~。

 

猫渕

うんうん、これはまさにサラリーマンあるあるだから、取材してもらおうか。

 社内で打ち合わせをする時、「予約していたはずの会議室が空いていない…」といった経験がある人はいるかと思います。そんな時、あなたはどんな対応を取りましたか? また周囲の人はどのような対応を取っているでしょうか?
 ささいなようで職場によってはかなり遭遇することが多い会議室問題。どうするのが良いのかをマナー講師や秘書検定面接官を務める杉本直鴻さんに聞きました。

杉本直鴻さん

杉本直鴻さん

前の会議の参加者が自発的に出てくれるように

 前提として、会議室をすでに使っている人に自発的に出てもらえる形を目指しましょう。催促をされて追い出されるような形よりも、出なければいけないと思わせる対応をするということです。
 また、前の会議が長引いていた場合、理由があると考えましょう。ただの雑談が続いていることもあれば、重要な問題が発覚しているのかもしれません。
 
 それらを踏まえて具体的な対応方法ですが、「内線電話をかける」もしくは「メモを入れる」のどちらかがおすすめです。王道の対応なので堂々とやっていきましょう。
 
 段階を追ってになりますが、まずは内線電話がいいかと思います。内線電話の場合、誰からどういった内容の連絡が入っているのかが相手側にはわかりません。会議の雰囲気や流れは参加者でなければ分からないので、その場に合った適切な形での退出を促すことができます。

 それでも動きが見えない場合は、ノックをして、会議室を待っている旨のメモ用紙を渡しましょう。社外の人と打ち合わせている時は、相手にどういった内容のメモがやり取りされているかはわからないようにするように気を付けましょう。
 単純に会議室に別の人が入ってくるというだけでかなり目立ちますので、メモを渡された人以外にも何かしらの気づきを与えることができ、退出に向けた行動を起こしやすくなります。
 
 どうしても動きがない場合は別の会議室を確保しましょう。会議の様子を見て、もし難しそうな雰囲気を感じたら、もう少し早いタイミングで探し始めてもいいかもしれません

 

夕永

なるほど、内線電話か。前の会議室利用者の番号がわかればスマートな対応ができそうです。

 

菱乃木

うーん、でも会議中に電話でないヒトも時々いるよね? 内線だととくに。

 

夕永

そんな時はメモ作戦ですね。いきなり口頭で退出を促すより、ワンクッションおけそうです。

事前に伸びそうな場合は手を打っておく

 議題や参加者を見て、使用時間が伸びることが事前に想定できる場合は、前の利用者が会議に入る前に一言声をかけておきましょう。
 
 その際にどういった形で時間が過ぎていることを伝達するのがいいのかも確認しておけるとよりスムーズです。機密度の高い会議であれば、メモを渡すことは避けた方が良いですし、内線電話よりも携帯へのメールをもらうなど、別の方法がより適しているケースもあるでしょう。
 どうしても外せないような重要な来客の場合は、時間が伸びることに備えて別の控室を用意しておくことも必要ではないかと思います。また、あらかじめ15分前から会議室を抑えてしまうというのも一つの手です。

 逆にやってはいけないことが、扉を突然開くことです。予定よりも長引く会議は終盤で盛り上がりがちです。せっかくの議論に水をさしてしまうことになりますし、何よりも打ち合わせ中の社員が、予定を守れなかったという点において恥をかかせてしまうことになります。社内の会議だったとしても関係者ではない人が顔を出すことは好ましくありません。

 

猫渕

重要な会議なら、事前に根回ししておくのは大切だね。ただ、ウチみたいに複数の会社で会議室エリアを共有してる場合は、必ずしも事前に話しておけないこともありそうだけど……

 

夕永

そういった点も考えると、会議予定時刻前から会議室を抑えておくのがスマートですが、実際は会議室予約っていつもいっぱいで、なかなか思うように長めに抑えられなかったりもしますよね。

 

猫渕

となると控室作戦か。今回はぼくたち社内会議だったからいいけど、お客様を呼ぶ時は考えておかないとだね。

まずはお客様ファーストで

 細かいケースは様々ですが、社会人として一歩進んだ対応をしたいときに共通して気を付けたいのが、来客されたお客様や会議の相手への配慮をしっかりと行うという点です。
 
 やってしまいがちなケースですが、新しい会議室を確保するために奔走するあまりお客様を置き去りにしてしまっていた…となっては支離滅裂です。 
 待合用の部屋を用意したり、事情を説明したりするだけでも心象はかなり変わってきます。
 
 また、ここには会社のスタンスが見え隠れします。待たされている時間というのはお客様もいろいろなことを考えます。しっかりとした対応ができれば、その会社や組織に対してポジティブな印象を持ちますので、その後の打ち合わせも良い形で入ることもできるでしょう。ただし、逆のパターンもあるので、気を付けたいところです。
 
 小さいことですが、譲り合う気持ちで相手のことを考えてスマートな対応を心がけていきたいですね。

 

菱乃木

配慮のチカラって、サラリーマンの必修科目だねぇ。

 

猫渕

なかなか意識しても難しいところだけどね。とにかく、うちは会議室取りづらいし、前の会議が長引いても対策が難しいところがあるから、控室スペースの整備を考えた方が良さそうな気がしてきたよ。

 

菱乃木

それじゃ、数臣クンにおねだりコースだね!

取材を終えて~「城崎広告」より~

 

猫渕

……というわけで、万が一の場合に備えてお客様の控室の確保を具体的に考えてみることにしたよ。

 

夕永

ありがとうございます。おれも今後は会議室の抑え方、退出の促し方など、今日の学びを活かしてみようと思います。

 

菱乃木

けどさ、ちゃんと時間通りに来た方が、時間守れてない相手に配慮しなきゃいけないのって、ボクはちょっと納得いかないところもあるな~。

 

猫渕

まあ、それは正論だけど、こういうのはやっぱりお互い様だからね。長引く会議は盛り上がってる会議ってこともあるんだしね。

 

夕永

そう考えると、長引くことも踏まえて予約時間を設定する配慮も必要ですね。

 

菱乃木

うーん、でもそうやってみんなが長めに会議室抑えるようになると、ますます会議室予約しづらくなっちゃいそうだけどな~。うーん……

 

猫渕

きょ、今日の賢悟くんは正論でバッサリ切ってくるね。うーん。

 

夕永

た、たしかに、賢悟さんの言うことには一理あるな……

 

菱乃木

……ひらめいた! こういう時はメカのチカラだよ! 会議の時間を守らせてくれる最強タイムキーパーメカ「ファシリテーション君」なんてどうかな!?

 

猫渕

なんだかすごそうだけど、とりあえず安全第一でお願いするよ?

 

夕永

嫌な予感がする……

前の人が出ていかない…ありがちな「会議室問題」スマートな対応は?
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出典:(C)BNEI
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