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2018年01月18日

仕事がデキる人はもうやっている! これからの名刺管理術って?

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忙しさにかまけて後回しにしてしまう名刺の束。便利な管理方法は(C)BNEI

忙しさにかまけて後回しにしてしまう名刺の束。便利な管理方法は(C)BNEI

 サラリーマンの日々をキャラ化した「城崎広告」のメンバーが日頃感じている疑問を、withnews編集部がフカボリ取材する「会社員のモヤモヤ」。13回目は「名刺の管理」についてです。


今回の登場人物

水上芳樹
企画部所属の33歳。妥協を許さぬ審美眼の持ち主で、広報やアートディレクションでも手腕を発揮。趣味はおうちエステと観劇。

 

菱乃木賢悟
事業推進部所属の32歳。新たな価値とガジェットを創造し続ける天才肌のメカニック。趣味は工作と家電新製品チェック。

 

朝日奈彬
営業部所属の28歳。高いコミュニケーション能力とポジティブシンキングが長所。趣味はテニス、スキー、サーフィン、ランニング。


片付けなくてはと思っていても、ついつい忙しさにかまけて後回しにしてしまうのが名刺の整理。最近は便利なアプリなどもあるようですが……?

 

水上

年末に大掃除をしたはずなのに、どうして名刺がこんなに積みあがってるわけ?

 

菱乃木

いざ整理しはじめるとキリがないじゃん? だからとりあえずまとめて積んでみたんだ! 芸術的でしょ?

 

朝日奈

たしかにすごいバランスでしたけど……はい、これで全部拾えたと思います。

 

菱乃木

サンキュー彬クン! 助かっちゃったよ。

 

水上

それにしてもすごい枚数だな……

 

菱乃木

ボクはあんまり外の人と会わないけど、だいぶ溜まったね。営業の彬クンとかはもっとたくさんあるでしょ?

 

朝日奈

そうですね。そうだ、今回は名刺の管理について取材してもらいましょう!

ビジネス書作家に聞いた

 名刺の管理をきちんとできている人ってどれだけいるでしょうか? 気が付いたときには厚めの束がデスクの上で存在感を放ち、どのように管理、活用するのかがわからず、とりあえず取っておく…といった経験がある人も少なくないかと思います。名刺を効率的に管理するにはどうすれば良いかを商品開発コンサルタントであり、ビジネス書作家でもある美崎栄一郎さんに聞きました。

美崎栄一郎さん

美崎栄一郎さん

時間軸での管理を

 まずは現時点で整理されていない名刺の束に関してですが、大まかな時間軸で分けることをおすすめします。具体的には「過去1年間で交換したもの」「それ以前のもの」くらいで良いと思います。

 詳細な時期が思い出せない場合もあるかと思いますので、その場合はだいたいの時期で大丈夫です。

 「それ以前のもの」に関しては束にして「2016年以前」などのわかりやすいラベルを貼っておきましょう。

 数にもよりますが、全てを正確に整理しようとすると、実はそんなに重要度の高くない名刺にかなりの労力が割かれてしまうことが懸念され、おすすめできません。

 続いて「過去1年間で交換したもの」ですが、連絡をすることがありそうかどうかで束を分けて、ラベルを貼っておきましょう。覚えているかどうかで分けてもOKです。

 恐らくこの時点で、「連絡しなそう」もしくは「覚えていない」に分類された名刺に関しては、ほぼ使わないことが想定され重要度は低いと思っていいでしょう。

 この2点を心がけるだけで、必要になったときに効率的に探すことができます。

 

水上

時間軸で整理するというのはいいアイデアだね。賢悟くんみたいに溜め込んじゃうと、全部を整理するだけで気が遠くなるほど時間がかかるだろうし。

 

菱乃木

一年分だったら、ボクの場合たいした量じゃないよ! しかもこっちから連絡しそうな相手なんてほとんどいないし!

 

水上

それはそれで社会人として問題だと思うけど。

おすすめは名刺アプリ

 今後、交換した分に関してはどのような管理方法が良いでしょうか?ここでもキーになってくるのが時間軸での管理です。

 具体的には、交換した日付がわかるようにしておきましょう。名刺に直接ペンで書き込んでもかまいません。

 また、もし可能であれば「○月○日 △△のイベントにて交換」のように、どのような場面で交換したのかもわかるようにしておけると、次回見たときにより鮮明に思い出すことができます。

 名刺管理アプリを活用するのも一つの手段として有効です。会社名や名前の一部でも検索ができ、日付も登録したタイミングで記録されるため、探す際に少ない情報から辿ることができ非常に便利です。

 アプリによってはニュースサービスと連携しているものもあるので、探している相手が所属する会社などの直近の動向も簡単に知ることができます。

 もう少し手をかけられそうであれば手帳とも連携して、手帳のイベントや打ち合わせなどの記録に名刺交換した相手の名前を記載しておくと、見返した際により明確に打ち合わせの内容や相手の情報を思い出すことができるでしょう。

 

朝日奈

名刺にメモは営業のテクニックの1つとして実践してますよ。日付と、交換した場面と、あと顔と名前が一致するように特徴を少しメモらせてもらったりしてます。

 

菱乃木

さすがデキる営業は違うね~!

 

朝日奈

ありがとうございます! それから最近はアプリも活用してます。簡単に管理できますし、賢悟さんも気に入ると思いますよ。

 

菱乃木

うんうん、データにしちゃえばボクの得意分野だよ!

名刺ホルダーは注意が必要

 逆に注意が必要なのは、名刺ホルダーでの管理です。必要な名刺とそうでない名刺が混在しがちですし、50音順か会社別か? などの並べ方の差によっては探すのに時間がかかってしまったりします。メンテナンスの労力もかなりかかることが想定されるため、名刺がたまってしまう人は時間軸やアプリでの管理をおすすめします。

 普段は気にかけることが少ない名刺の管理ですが、ほんの少しの手間で名刺をぐっと活用できるようになります。より効率的に時間を活用するため、今回の方法をぜひ実践してみてください。

 

水上

僕はどちらかというと名刺ホルダー派だったんだよね。お気に入りのホルダーに丁寧に整理するようにしてたんだけど……たしかに時間がたつほどにメンテナンスに悩まされることになってるよ。

 

朝日奈

名刺は相手の分身ですから、水上さんのように大切に管理できると理想的なんですけどね。

 

水上

とはいっても、ただのコレクションになっては意味がない。僕もこれからは、より活用しやすい管理方法を目指してみることにするよ。

取材を終えて~「城崎広告」より~

 

菱乃木

名刺管理アプリって、思った以上に便利なんだね。もらった名刺をどんどんカメラで撮るだけで管理できちゃうなんてすごく便利!

 

水上

これから交換する分はそれでいいけど、まずは目の前の名刺の山をなんとかしてほしいものだね。

 

菱乃木

そこは時間軸でざっくりばっさりいっちゃえばいいんでしょ? 楽勝だよ。

 

水上

……嫌な予感がするな。

 

朝日奈

あ、じゃあ今から俺が手伝いますよ。その方が早いと思いますし。

 

菱乃木

頼りにしてるよ、彬クン! ていうか、どうせアプリに登録するんなら、みんなの分をデータベース化できるといいと思わない? 数臣クンに提案してみようか?

 

水上

賢悟くんにしては建設的な意見だね。

 

朝日奈

いいですね! 営業効率がぐっとあがると思います!

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出典:(C)BNEI
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