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2018年01月11日

大丈夫「じゃない」時こそ大人の対応 気をつけたい「3つのこと」

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大丈夫「じゃない」時こそ大人の対応 気をつけたい「3つのこと」 (C)BNEI

大丈夫「じゃない」時こそ大人の対応 気をつけたい「3つのこと」 (C)BNEI

 サラリーマンの日々をキャラ化した「城崎広告」のメンバーが日頃感じている疑問を、withnews編集部がフカボリ取材する「会社員のモヤモヤ」。12回目は「多忙な時の対応」についてです。


今回の登場人物

菅原数臣
37歳の事業推進部部長。経理担当として経験豊富なうえ、ソフトウェア分野にも精通。趣味は数学、ミルクパズル、資産運用。

 

夕永俊介
企画部所属の30歳。鋭い視点の持ち主でデータ分析やコンセプトデザインが得意分野。趣味はひとりキャンプと植物画。

 

猫渕渉
42歳の企画部部長。長年の経験で築いた人脈とそつのない仕事ぶりに定評あり。趣味は読書、お酒、料理。


忙しそうにしていると声をかけづらかったり、逆に手が離せない時に声をかけられて困ってしまったり……こんな時、一体どうするのが正解?

 

菅原

夕永君、何度も足を運ばせてしまってすみませんでした。作業に集中しすぎると周囲の変化に気付きづらいものですから。

 

夕永

いえ、忙しそうだったので、おれもタイミングを計ろうとはしたんですが。

 

猫渕

菅原くんの集中力はすごいからね。ぼくなんかは平気で話しかけちゃうけど、まずいタイミングだったら遠慮なくそう言ってね。

 

 

そうはいっても、いざ話しかけられて手を止めてしまうと、後にしてくれとは言いづらいこともありますよね。

 

 

ふむ、では今回はこちらのネタを取材していただきましょう。

生活経済の専門家に尋ねる

 常に余裕をもって仕事ができている人って素敵ですよね。でも現実は、想定外の出来事が起こってるときに限ってトラブル発生…などとなかなか一筋縄ではいかない状況を日々乗り切っている人の方が圧倒的に多いと思います。状況によって差はあれど、余裕がない時に話かけられた場合の「大人の対応」について生活経済ジャーナリストの柏木理佳さんに聞きました。

まずは「大丈夫じゃない」ことをしっかりと伝える

 余裕を持って対応できる状況ではないことを、まずはしっかりと伝えることが大切です。中途半端に対応してしまうと、十分な対応ができない上に、相手からすると片手間での対応のように映ってしまい、印象も悪くなってしまいがちです。

 伝える際は、忙しい状況を視覚化するとよりスムーズではないかと思います。例えば、todoリストを見せながら説明する。リストにすごい量の記載があって、今日中にやらないといけないことが重なっている状況を知ると、話しかけた側も状況を考慮して、タイミングを変更するなどの対応をするのではないでしょうか。

 

 

うんうん、本当に忙しくて切羽詰まってる時に無理に対応しても、いい結果にはつながらないよね。

 

 

そもそも仕事中に話しかけていいかどうかも視覚的な情報で判断していますから、todoリストを見せられたら納得だと思います。

 

 

でも、つっぱねるみたいになっちゃうとカドが立つよね…?

代替案の提案ができるとスムーズ

 ただ、単純に忙しいことだけを伝えて断ると、次から話しかけにくい印象を持たれてしまうおそれがあるので、その後の仕事がやりにくくなってしまうことが懸念されます。

 そこで、代替案を提案することは、一つの有効な手段です。状況によって内容は変わってくるかと思いますが、要件をメールでもらえるよう依頼したり、具体的に話ができる時間の提案を行ったりするといいです。

 その時は、緊急度の確認だけでもその場でできるといいかもしれません。自分のtodoの緊急度と相手のtodoの緊急度をオープンにして状況判断をすることで、大きなリスクを避けることができると思います。

 

 

代替案か、たしかに今がだめならいつならいいのかは伝えないと困っちゃうからね。

 

 

ええ、そして緊急度の比較と判断は重要な着眼点ですね。相手がわざわざ持ってくる用事ですから、緊急の場合もしばしばあると考えられます。

 

 

自分の抱えてるタスクに集中しすぎて優先順位を誤ると、あとで苦労することになっちゃうんだよねぇ。

話かける側も意識できること

 別の視点になりますが、話かける側としても自分が話したい内容のメモを用意しておくといいかもしれません。もし話ができなかったとしても、メモを渡すことで要件だけは伝えることができるので次に話す時がスムーズです。過去に会ったデキる秘書の人はこの方法を実践していました。備忘録にもなるので行き違いのようなことも発生しにくくなると思います。

 まとめると気を付けたいポイントとしては3点です。

 ・忙しいことを、できれば視覚化して伝える(todoリストを見せる等)
 ・代替案の提案を行う(メールで要件をもらう等)
 ・緊急度だけはその場で確認する

 お互いに良いコンディションで仕事を続けることで良い結果につなげていきたいですね。

 

 

あらかじめメモを用意してから話しかける、なるほど、これはさっそく実践できますね。

 

 

テキストとして残っていれば処理もれや誤解も防げます。ふむ、電話の取次ぎ用のメモのような形式で、城崎広告フォーマットを作ることを検討してみてもいいかもしれません。

 

 

飛び込みの仕事の優先度を判断するために、todoリストの作成と利用も促していくべきですね。

取材を終えて~「城崎広告」より~

 

 

todoリストに要件メモ、いずれにしても仕事は見える化が大事ってことなのかな。あ、でもぼくはいつ話しかけてもらっても大丈夫だからね。

 

 

ありがとうございます、そう言っていただけると相談しやすいです。

 

 

だから、ぼくはtodoリストちゃんと作ってないこと多いけど許してね。どうもああいうの苦手で……。

 

 

できればtodoリストの作成と部署内共有は徹底いただきたいのですが……猫渕さんの場合は今から業務遂行方法を変更することでかえって効率が低下するかもしれませんね。

 

 

おれはともかく、水上さんが許してくれるかはわかりませんが……。

 

 

うっ、痛いところを……。

 

 

企画部内の調整はおまかせするとして。夕永君、以降は私にももっと積極的に話しかけていただいて構いません。

 

 

はい。でも、あれほどの集中を途切れさせてしまうのが心苦しいところです。

 

 

問題ありません。多少の中断で私の作業効率は低下しませんので。

 

 

断言した……すごい、本当にロボットみたい……。

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出典:(C) BNEI
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