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会議中にパソコンはOK? 「記録に夢中」は本末転倒、スマホは要注意
サラリーマンの日々をキャラ化した「城崎広告」のメンバーが日頃感じている疑問を、withnews編集部がフカボリ取材する「会社員のモヤモヤ」。5回目は「会議中のパソコン利用マナー」です。
今回の登場人物
千歳原教次
40歳の営業部部長。経験豊富で、他人に厳しく自分にはより一層厳しい。趣味はオーディオとバイク。
菅原数臣
37歳の事業推進部部長。経理担当として経験豊富なうえ、ソフトウェア分野にも精通。趣味は数学、ミルクパズル、資産運用。
大神勇人
営業部所属の24歳。物怖じせずに相手の懐に飛び込む姿勢とフットワークの軽さが自慢。趣味はカラオケと祭。
会議の議事録をまとめるのは若手社員の大切な仕事ですが、つい集中しすぎて議論についていけなくなってしまうことも…。このアンビバレンツ、どうしたら？
千歳原
パソコンでメモを取るのに必死で、肝心の議論をなおざりにするようでは意味がないぞ。
大神
スイマセン…。議事録とりこぼしたらマズイと思うとつい夢中になっちゃうんす…。
そもそも会議中にパソコンの画面ばかり見ていること自体、俺はどうかと思う。参加者として、互いの顔を見て議論に参加すべきだろう。
菅原
千歳原さんのご指摘ももっともですが、会議終了後に議事録を素早く共有・周知するには、手書きよりパソコンの方が効率的でもあります。今回は、会議におけるパソコンの利用マナーについて、調べていただきましょう。
ビジネスマナー専門家の回答は
会議の内容をパソコンで記録する際、入力に夢中になって話を振られた時にうまく対応できなかったことはありませんか。人財育成トレーナーとして活躍する「All About」ビジネスマナーガイドの美月あきこさんは「パソコンを使うのは反対しませんが、入力が追いつかないならメモ書きにした方がいい」とアドバイス。他にも不快な印象を与えないようにする振る舞いなどを聞きました。
会議の長さで使い分けを
美月さんが注目したのはまず会議の長さです。「10～15分程度の短い打ち合わせであれば、パソコンを起動させる時間もかかるので、メモ書きでいいかもしれません」。一方、1時間ほどの会議になる場合は、「パソコンを使って、もちろんいいと思います」。
実際、美月さんも長時間の会議に出席するときは、スタッフがパソコンで記録をしているそうです。「決定事項やどういう発言があったかを記録して共有するのは大切です」。
長時間の会議の記録には、やはりパソコンの方が効率的ということだな。ビジネスはスピードが命だ。これには俺も納得するぞ。
むしろ、短い打ち合わせは顔つき合わせてテンポよく話す方がいいってことっすよね。15分くらいだったら、画面より教次サンの顔を見てたいっす！
……それはどういう意味だ？
「記録に夢中」は本末転倒
ただし、アイデアや意見を求められて出席している立場なら、「記録だけに夢中になってしまうのは本末転倒」と話す美月さん。「記録を残すだけならメールでのやり取りで十分。会議が何のために開かれているのかを考えれば、意見を言う方が大事」。パソコン入力に自信がなければ、メモ書きで要点を記録する程度にした方がいいとアドバイスします。
パソコンを使う時も、タイピングの音が目立ってしまう場合は「事前に一言かけた方がいいかもしれません」。さらに、「前傾姿勢になり続けないように、極力顔を上げましょう」と参加していることを態度で伝えることもポイントに挙げています。
たしかに大神君のタイピングは音が大きめですね。集中するとつい前傾姿勢になる状況もしばしば見受けられます。
うっ、そうなんす…。力はいるとついカタカタカチカチ鳴らしちゃうんす…。でもそうじゃなくて、ちゃんと顔上げて会議に参加する姿勢を見せなきゃダメなんすね。
スマホ入力は要注意
今はパソコンではなく、スマホのメモ機能で記録する人もいるそうですが、これも注意が必要だと美月さんは話します。「聞いた話ですが、若い社員がスマホで記録をしていたら、上司から『ゲームやメールをしているんじゃない』と注意されたそうです」。また、パソコンにステッカーを貼るのも「例えば真面目な会議で『毎日休日』などと書かれたステッカーは気まずくなるので、種類を考えた方がいいです」。
会議の内容を記録することは大事ですが、その会議が有意義になることを第一に考えたいですね。
ぶっちゃけ、キーボードよりスマホのフリック入力のが自信あるんすけどね…。やっぱスマホはさすがにNGですか…。
社内会議では事情もくむが、客先で会議中にスマホをいじらせるわけにはいかないからな。社内でもキーボードでタイピングしながら会議に積極的に参加するよう、訓練することだ。
取材を終えて～「城崎広告」より～
会議中のパソコン使用自体は十分認められるものだが、会議参加者としての姿勢をおろそかにするようでは本末転倒、ということだな。
結局、慣れなんすかね…。数臣サンとかタイピングめっちゃ早いし、いつ話フラれても完璧だし、ほんと尊敬するっす…。
慣れかどうかはわかりませんが、私も以前は会議中にパソコンを優先し、議論を放棄してしまうことがしばしばありましたよ。
えっ、マジっすか！？
頭数合わせで呼ばれたような会議が週に何度かありましたので。私が意見を言っても建設的な議論になる見込みはなかったので、割り切ってパソコンで作業することにしたまでですが。
それはまた違う問題だと思うがな。
数臣サンらしいっすけど、別の仕事やっちゃって、議事録だいじょぶだったんすか？
発言を記録することに徹すれば、作業と並行してもどうということはありません。
……やっぱスペック高すぎっす…。
菅原は極端な例だが…。大神、これからお前が議事録と会議への参加を両立できるよう、ビシバシ鍛えてやるから覚悟しておけ。
うっす…。胸を借りさせてもらうっす…。
「会社員のモヤモヤ」 会議中にパソコンはOK?スマホは要注意
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