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2017年01月30日

プレステに…ソニーも知らない「大人の裏技」 テレビ会議で大活躍

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PS3をつなげばテレビ会議ができちゃいます=東京都港区のエスキュービズム

PS3をつなげばテレビ会議ができちゃいます=東京都港区のエスキュービズム

「プレステでTV会議?」。ソニーも想定しなかった使い方で、仕事の効率化に成功した社長がいます。リクルートからITベンチャーを起業し、4人の子どもを育てながら働く薮崎敬祐社長(37)。メールの書き方・「写メ」を使ったスケジュール管理…。仕事とプライベート、どっちも「手を抜かない」ためのテクニックを聞きました。

出張コストが激減

様々な時短術を教えてくれたのは、IT企業「エスキュービズム」の薮崎敬祐社長。東大大学院経済学科を修了後、2004年にリクルートに入社。人材サービスのソリューション営業で活躍するも、翌年には退社し、06年に起業しました。会社は10期連続増収で、現在は上場準備中とのことです。

エスキュービズムは店舗のECサイトの構築を主な事業としています。プロジェクトごとに、顧客との打ち合わせが頻繁に発生。地方の顧客も多く抱えるため、移動時間も交通費も馬鹿になりません。会議の効率化が課題でした。

「そこで、うちはプレステとマイクとカメラをお客さんに貸し出して、テレビ会議しています」と薮崎社長。プレイステーション3のビデオチャット機能を使ったテレビ会議とのことです。

「自前の会議システムを構築して解決してます」という答えを想定していた記者は少し拍子抜けしたんですが、よく考えてみると、プレステとマイク、カメラの購入費用はかかりますが、システムの構築費用がかからないため、低コストで運用できる。理にかなってます。

「お互い、出張のコストが激減した」。薮崎社長は話します。

ソニー・インタラクティブエンタテインメントの広報担当者によると、こうした使い方ができるのはプレステ3のみ。プレステ4にはビデオチャット機能が備わっていないとのことです。「そんな活用方法があるなんて……」と驚いていました。

カメラやマイクは買う必要があります

カメラやマイクは買う必要があります

生産性あげるカギはメール術

薮崎社長が「個人の生産性を上げるうえで最も重要」として挙げたのが、メールの文章の書き方です。これまたローテク。でも、工夫を聞いて納得しました。

件名:業務報告

〇〇さん

お疲れ様です。××です。

●●の案件についてご報告します。

先方もこちらの提案に非常に前向きに検討いただいており、実際に進めることになりそうです。いろいろと皆さんにご尽力いただいたおかけです。
若干依頼内容に変更があったため、そちらについては現在社内で検討しており、再度提出して、打ち合わせをしようと思います。

また次のステップとして、契約書についてもなるはやで作成し、ご確認いただけるようにしたいと思います。
(契約書の作成に慣れていないため、内容についてもしかしたら加筆修正いただくことになるかもしれませんが、ご容赦ください)

以上ご確認のほどよろしくお願いします。

上は社内報告のメールの悪い例。次は同じ報告の、良い書き方です。

件名:【業務報告】△△株式会社・●●案件について

〇〇さん お疲れ様です。××です。
△△株式会社の●●の案件について、下記ご報告です。

【進捗状況】
○○部長決裁まで進んでおり、
2月初旬には実施のご連絡を
いただけるとのことです。

【次のアクション】
実施となった際にスムーズに進めるため、
先に契約書を作成します。
2月10日に契約書の提出を行いたいと考えています。

【ご確認事項】
2月1日午前中に契約書のひな形をお送りしますので、
2月6日15時までにご確認いただき、不備等ございましたら
加筆修正いただけますでしょうか。

【今後のスケジュール】
・契約書作成:××(1日までに作成、6日中修正)
・契約書の法務チェック: 法務部□□さん(7日~9日確認)

以上ご確認のほどよろしくお願いします。

外出先でスマホで読んでもわかるよう、見出しをつけ、短文で構成します。「進めることができそう」といった主観混じりの表現や、「なるはやで作成し」といったあいまいな表現は厳禁。現状、相談事項、タスクについて、誰が、いつやるかを明確にし、客観的に、具体的に書くことがポイントです。

こうしたテキストベースの報告を会議前に共有することで、会議では報告を省略し、議論と決定に集中。パソコンのワードやメモ帳の画面をプロジェクターで映しながら、その場で「誰が何をいつまでにやるか」というアクションプランを作っていくそうです。

「世の中の多くって会議で決めないんです。次回話しましょうってなるんで」(薮崎社長)

会議での情報共有のためには、パワーポイントのわかりやすい資料をつくった方がいいのでは? こたえはこうでした。

「絵で見せるのって、実はあまり伝わってないんです。テキストだと時間もかからないし、具体的に伝えることができる。伝えるためにちゃんと書く技術はすごく重要です」

「いろんな仕事のツールがあるが、うちは基本的に全部メール」と薮崎社長

「いろんな仕事のツールがあるが、うちは基本的に全部メール」と薮崎社長

情報はGmailに集約

マーケティング、人事、広報、海外の拠点とのやりとり……薮崎社長の業務は多岐にわたります。あふれる情報の処理に活用しているのが、検索機能に優れたGmailです。

Lineやフェイスブックのやりとりなど、メモに残しておきたいことがあったらすぐに画面をキャプチャーし、自分のメールに送信。キーワードをつけ、後から検索しやすいようにすることがコツだそうです。仕事のメールも、担当者や顧客名で検索するといいます。

「気づいたものは全部写真に撮ってメールを送る。基本的には全部メールに集約しています」

「メールを検索すれば情報はある」という安心感がスピードにつながると感じました。記者も、下調べで読んだ本の一節とか、企業の資料とか、どんどん写メールで保存していこうと思いました。

薮崎社長。「ペーパーレスな環境が効率化のベースです」

薮崎社長。「ペーパーレスな環境が効率化のベースです」

「家族も仕事も10対10じゃないと成り立たない」

薮崎社長には0~7歳まで、4人の子どもがいます。週に2回は早く帰って子どもを風呂に入れ、休日は遊び相手を一手に引き受ける。でも、家族のために、仕事を削っているわけではないといいます。

「ベンチャーで、どんどん成長していこうと思ったら、売り上げが倍々で増え、仕事が倍々で増えていくので、仕事の量を減らすのはほぼ不可能。10を家族と仕事で割り振ろうというのがそもそも無理で、どっちも本気、どっちも10対10じゃないと成り立たないですよ」

「仕事時間を増やしてこなせる仕事の量って劇的には変わらないんですよ。24時間は有限だから。でも質って100倍くらい差があるイメージなんです」。薮崎社長は話します。

質を高める数々の時短術は、どれも身近なツールでできるもの。お悩みの方は、とり入れてみてはいかがでしょうか。

あなたの文面大丈夫? 仕事の質を高めるメール術
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